Privacyverklaring

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Overeenkomstig artikel 41 van de Grondwet is de gemeente Stabroek bevoegd voor de verwezenlijking van de aangelegenheden van gemeentelijk belang. De gemeente Stabroek oefent ook de bevoegdheden uit die ons door of krachtens de wet of het decreet zijn toevertrouwd. Het bestuur laat zich voor haar activiteiten vertegenwoordigen door medewerkers op de respectievelijke diensten en afdelingen of door aangestelde derden.

Het gemeentebestuur neemt de nodige maatregelen zodat de verwerking van persoonsgegevens voldoet aan de vereisten van het huidige wettelijk kader rond gegevensverwerking. Ze volgt daarvoor de regels die bepaald zijn in  de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (ook wel de “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG” genoemd).

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is het gemeentebestuur Stabroek, waarvan de hoofdzetel gelegen is in de Dorpsstraat 99, 2940 Stabroek. De verwerkingsverantwoordelijke wordt hierna genoemd als bestuur. De veiligheidsconsulent van het bestuur is dhr. Koert Van Espen, Apogado CVBA, Nattehofstraat 33B te 2800 Mechelen, tel 015 800 620 of mail naar gemeente@stabroek.be

Contactpersoon van de verwerkingsverantwoordelijke voor het cameratoezicht in Stabroek is dhr. Sven Vlaminckx, dienst gemeentewerken, Dorpsstraat 99 te 2940 Stabroek, tel 03 568 80 80 of mail naar gemeentewerken@stabroek.be

Hoe uw rechten uitoefenen?

Voor een correcte en efficiënte uitoefening van je rechten, maken wij gebruik van de GDPRBox, een digitaal platform van Apogado. Om je wettelijke rechten te kunnen uitoefenen, vragen wij je via deze weg een elektronisch verzoek in te dienen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek effectief door de juiste persoon wordt ingediend, is het vereist om je aan te melden via uw e-ID. Beschik je niet over een e-ID, dan kan je je aanmelden met je e-mailadres, maar dan dien je je achteraf nog te komen identificeren aan het loket van de gemeente.

Het gebruik van uw persoonsgegevens bij de verschillende verwerkingsdoeleinden?

Persoonsgegevens worden in deze verklaring verder aangeduid als ‘gegevens’. Om haar wettelijke, reglementaire en contractuele verplichtingen na te komen moet het bestuur voor de uitvoering van haar activiteiten gebruik maken van de gegevens van haar medewerkers, burgers, verenigingen en ondernemingen.

Daarnaast geven personen die willen deelnemen aan welomschreven activiteiten van het bestuur expliciet toestemming aan het bestuur om hun gegevens te verwerken. Als we de natuurlijke persoon of rechtspersoon niet kunnen identificeren, als zij ervoor verkiezen anoniem te blijven of als ze de persoonsgegevens niet correct opgeven, verzaakt het bestuur aan haar verplichtingen. De persoon wordt dus verantwoordelijk gesteld om correct en volledig zijn gegevens mee te delen om de dienstverlening mogelijk te maken.

Het bestuur gebruikt gegevens voor verschillende verwerkingsdoeleinden met variabele bewaringstermijnen:

Afdeling

Doel

Grondslag

Bewaartermijn

Burgerzaken

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van levensgebeurtenissen, wettelijke documenten, attesten en akten

 

Wettelijke verplichting en het

algemeen belang.

onbeperkt 

 

Onderwijsbeleid

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van leerlingenbegeleiding, leerplannen, lidmaatschap bibliotheek (lid worden, uitlenen, termijnen, tarieven, boetes) en het personeelsbeleid van de onderwijsinstelling

Wettelijke verplichting

Toestemming

 

1 tot 30 jaar

 

Sociaal beleid

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van kinderopvang

 

Wettelijke verplichting

Toestemming

1 tot 30 jaar

 

Patrimonium

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van aanleg en onderhoud aan wegen, weguitrusting, gebouwen en mobiliteit

Wettelijke verplichting

Toestemming

1 tot 30 jaar

 

Vergunningen

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van (ver)bouwen, economische activiteiten en evenementen

Wettelijke verplichting

 

1 tot 5 jaar

 

Leefmilieu

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van afvalinzameling, duurzame aanwending van energiebronnen en deelname aan activiteiten

Wettelijke verplichting

Toestemming

1 tot 5 jaar

 

Vrijetijdsbeleid

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van deelname aan jeugd-, sport- en culturele activiteiten en projecten

Toestemming

 

1 tot 5 jaar

 

Verenigingen

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van toelagen en deelname aan activiteiten

Wettelijke verplichting

Toestemming

1 tot 10 jaar

 

Inspraakorganen

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van beleidsparticipatie

Wettelijke verplichting

Toestemming

1 tot 5 jaar

 

Bibliotheken

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van lidmaatschap (lid worden, uitlenen, termijnen, tarieven, boetes) en deelname aan activiteiten of projecten

Wettelijke verplichting

Toestemming

1 tot 30 jaar

 

Communicatie en informatievergaderingen

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van informatieacties over het gemeentebeleid

Wettelijke verplichting

 

30 dagen tot 1 jaar

 

Informatievragen, meldingen, beleidssignalen en klachtenbehandeling.

Uitoefening rechten GDPR art. 12.

Administratieve verwerking van gegevens om aan de vraag van de persoon of instantie te voldoen

Wettelijke verplichting

Vitaal belang

1 tot 10 jaar

 

Noodplanning en crisiscommunicatie

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van Be-alert

 

Wettelijke verplichting

Toestemming

5 jaar

 

Lokale economie

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van een lokaal economisch beleid en promotie van het winkelgebeuren

Toestemming

 

1 jaar

 

Fiscaal en Financieel beleid

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van inkomsten en uitgaven van het bestuur

Wettelijke verplichting

 

1 tot 30 jaar

 

Associaties met het bestuur

Doorgeven en verwerken van gegevens in functie van diensten uitgevoerd door een aangestelde intergemeentelijke verenigingen

Wettelijke verplichting

Algemeen belang

Contractuele overeenkomst

5 jaar

 

Personeelsbeleid

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van personeelsbeheer en deelname aan activiteiten

Wettelijke verplichting

Toestemming

Onbeperkt

 

Leveranciers

 

Administratieve verwerking van gegevens in functie van een leveranciersbeheer

Wettelijke verplichting

Contractuele overeenkomst

Onbeperkt

 

Cameratoezicht Stabroek

 

Verwerking van beeldopname met vaste en mobiele camera's in functie van het voorkomen, vaststellen en opsporen van misdrijven en overlast

 

Taak van algemeen belang

Toestemming

30 dagen

 

Fotobestanden

 

Administratieve verwerking van directe en indirecte beeldgegevens

Gerechtvaardigd belang

Toestemming

50 jaar

 

Websites van het bestuur

Verwerking van surfgedrag

Gerechtvaardigd belang

Volgens cookiebeleid

 

Het bestuur werkt niet mee aan verzoeken waarbij gegevens worden gevraagd voor promotionele, commerciële of ‘direct marketing’ doeleinden.

Om de kwaliteit van de dienstverlening van het bestuur te verhogen, kunnen de gegevens gebruikt worden voor enquêtering of voor informatiecampagnes met betrekking tot de wettelijke activiteiten van het bestuur. Het bestuur kan hiervoor samenwerken met derden.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten die het lokaal bestuur voor haar burgers uitvoert.  

Hoe gaat het bestuur om met uw gegevens?

Het bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De gegevens die het bestuur verzamelt en bijhoudt, worden opgeslagen in één of soms meerdere bestanden, zoals, maar niet hiertoe beperkt: een adresbestand, een deelnameregister, een subsidiebestand, een vergunningenregister en de boekhouding. Toegang tot, controle van en eventuele verbetering van de gegevens zijn steeds mogelijk op eenvoudig, schriftelijk verzoek van de persoon. Bovendien, als de persoon daar goede redenen voor heeft, worden de gegevens verwijderd. Voor alle handelingen stuurt de persoon hiervoor vraag aan de veiligheidsconsulent van het bestuur. Dit geldt echter alleen voor gegevens die we niet wettelijk verplicht zijn bij te houden. Indien er een wettelijke of andere regel is waarop het gemeentebestuur zich kan beroepen, zal deze worden ingeroepen om de vraag tot verwijdering van de gegevens af te wijzen. De aanvrager zal hiervan in kennis worden gesteld. Het bestuur verbindt er zich toe om alle nodige maatregelen te treffen zodat de gegevens worden beschermd. Er zijn maatregelen genomen op fysiek, elektronisch en organisatorisch vlak. Ze moeten ongeoorloofde toegang, onrechtmatig gebruik, verlies en ongeoorloofde wijziging uitsluiten.

De websites van het bestuur?

De toegang tot de internetsites van het bestuur kan publiek of persoonsgebonden zijn. De gebruiksvoorwaarden worden steeds gepubliceerd op de websites van het bestuur en zijn onverkort van toepassing zowel bij de publieke als de persoonsgebonden toegang tot de betrokken internetsites. 

Cookiebeleid publieke toegang

Bij de publieke toegang worden gegevens rond uw surfprofiel opgeslagen in een centraal datasysteem. Dit gebeurt aan de hand van cookies. 

Meer info in ons cookiebeleid 

Toegang voor individuele doeleinden via webformulieren

De persoonsgebonden toegang van de website of een webformulier wordt gebruikt voor het aanvragen van diensten aan het bestuur of derden van het bestuur, en kan leiden tot een reglementaire of contractuele verhouding tussen de persoon en het bestuur. De gegevens verkregen via deze weg, worden opgeslagen in de bestanden van het bestuur en vallen onder de privacyverklaring.

Bij het aanmaken van een persoonlijke account registreert het bestuur de volgende persoonsgegevens die tevens verplichte velden zijn op de website: de keuze tussen particulier en rechtspersoon, e-mailadres, aansprekingsvorm, naam en voornaam, adresgegevens en eventueel bedrijfsgegevens zoals het ondernemingsnummer en/of adresgegevens voor zover het betrokken gegeven een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon betreft. De geboortedatum en het GSM- en telefoonnummer zijn optionele velden. Een account kan gekoppeld worden aan een aanvraag voor het uitvoeren van diensten. In dit geval registreren we volgende persoonsgegevens: het uitvoeringsadres, de contactgegevens van de aanvrager indien deze verschilt, de contactgegevens van de persoon die technische vragen kan beantwoorden indien deze persoon verschilt van de aanvrager. Onder contactgegevens wordt begrepen: naam en voornaam, GSM- en/of telefoonnummer, e-mailadres en optioneel de geboortedatum.

Bij de individuele toegang worden, net zoals bij de publieke toegeng, gegevens rond uw surfprofiel opgeslagen in een centraal datasysteem door middel van cookies. Meer info in ons cookiebeleid.

Sociale media

Bepaalde website van het bestuur bevatten linken naar sociale netwerken zoals Facebook, Twitter, Instagram en Google. Via deze platformen deelt het bestuur informatie en kan je zelf informatie delen. Deze sociale netwerken worden beheerd door de sociale netwerken zelf. Het bestuur heeft geen controle of verantwoordelijkheid op de toepassingen die deze bedrijven maken. Wij raden je aan de gebruiksvoorwaarden en privacy beleid van deze sociale netwerken door te nemen. Voorliggend privacyverklaring regelt enkel het gebruik van de gegevens die door het bestuur worden verzameld

Verwerken en publiceren van foto- en videomateriaal van personen?

Zowel het nemen van de foto, als de publicatie ervan in uitgaven van het bestuur zijn onderworpen aan de toestemming van de persoon die we wensen te fotograferen of te filmen én wiens foto of video we willen publiceren. Beide staan los van elkaar en worden apart gevraagd.

Wat de toestemming van minderjarigen betreft, voert het bestuur een strikt beleid. Zo verzamelt het bestuur enkel afbeeldingen van minderjarigen wanneer we hiervoor van de wettelijke vertegenwoordigers schriftelijke toestemming hebben gekregen. Het bestuur is en blijft eigenaar van alle afbeeldingen.

Als er op onze foto's of video’s personen of gegevens terug te vinden zijn die niet of onvoldoende identificeerbaar zijn, sluiten we de toepassing van de privacywet uit door het (voldoende) anonimiseren van een foto of video.

Indirecte overzichtsfoto's, die gemaakt zijn op het publieke domein (bijv. wegenwerken) of tijdens publieke manifestaties (bijv. activiteiten, evenementen, ...) worden gemaakt zonder toestemming, tenzij ze duidelijk op één of enkele personen focussen. In deze gevallen kan iemand, die zich herkent op de foto, en daar niet mee akkoord is, verzoeken dat de foto of video in kwestie niet langer gebruikt wordt in publicaties van het bestuur. Hiervoor stuurt deze persoon een gemotiveerd verzoek aan de veiligheidsconsulent van het bestuur.

Het bestuur is en blijft eigenaar van alle afbeeldingen

Kan het bestuur deze privacyverklaring veranderen?

Het bestuur kan deze privacyverklaring op elk moment veranderen, bijvoorbeeld in het kader van veranderingen aan haar diensten of wijziging van de geldende wetgeving of opmerkingen van haar burgers of ondernemingen. De aangepaste verklaring wordt bekendgemaakt op www.stabroek.be/privacyverklaring en geldt vanaf dat moment.

Contact

Informatiedienst
Administratief centrum
Dorpsstraat 45
2940 Stabroek
België
03 210 11 60